Nieuwe regels rondom klokkenluiden
Op 26 november 2019 is de nieuwe Europese richtlijn bescherming klokkenluiders gepubliceerd met daarin de nieuwe regels voor klokkenluiden. Uiterlijk 17 december 2021 moesten alle lidstaten die nieuwe regels omzetten in hun nationale wetgeving. De Wet bescherming klokkenluiders is uiteindelijk in december 2022 en in januari 2023 door de Tweede en Eerste Kamer aangenomen, op 3 februari 2023 gepubliceerd in het Staatsblad en op 18 februari 2023 grotendeels in werking getreden.
De richtlijn is hierdoor niet tijdig geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving. Dit heeft gevolgen voor de rechtspositie van melders. Ofschoon de implementatiewet nog niet van kracht was, zijn voor melders bij overheidswerkgevers de nieuwe beschermingsmaatregelen al gaan gelden sinds 17 december 2021. Dat komt omdat sprake is van rechtstreekse werking van een richtlijn voor de overheid nadat de implementatiedatum is verlopen. Het betekent ook dat de interne meldprocedures van overheidswerkgevers sinds 17 december 2021 aan de nieuwe eisen moeten voldoen. De verplichting om een meldregeling te hebben bestond op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders en de Ambtenarenwet, al veel langer. Maar is het inrichten van een dergelijke interne meldprocedure alleen voldoende?
Ervaring BING
BING heeft recentelijk een evaluatieonderzoek verricht bij een overheidsorganisatie waarbij aan de hand van een concrete casus, na een melding, uit het recente verleden is geëvalueerd in hoeverre de interne meldprocedure, in casu de regeling melden vermoedens van een misstand (uitwerking van de wettelijke verplichting uit de voorgaande Wet Huis voor klokkenluiders), adequaat is gevolgd. In dit onderzoek is niet alleen duidelijk geworden dat een heldere, laagdrempelige en goed leesbare regeling en beschreven interne meldprocedure cruciaal is, maar vooral de vindbaarheid en bekendheid van een dergelijke procedure bij alle medewerkers en met name de medewerkers met een leidinggevende rol onmisbaar is.
In het evaluatieonderzoek kwam naar voren dat de melder in kwestie zijn melding bij een ambtenaar en een bestuurder had gedaan. Beiden waren niet of onvoldoende op de hoogte van de, al wel, bestaande interne meldprocedure. De melding is intern onderzocht, zonder naar de regeling voor melden van een misstand te kijken. Later bleek dat niet tijdig de juiste functionarissen, zoals bedrijfsjuristen en HR-medewerkers, zijn aangehaakt, dat moest worden geconstateerd dat niet alle stappen conform de regeling waren doorlopen en dat de melding überhaupt – op grond van de toen geldende regeling – niet-ontvankelijk had moeten worden verklaard. Doordat de ontvankelijkheidsvraag pas achteraf is gesteld, komt de volgordelijkheid van het proces in het geding.
Wat bevelen wij aan?
In bovenstaand evaluatieonderzoek bleek dat de meldingsregeling niet overal binnen de organisatie even bekend en voor iedereen even duidelijk was. Wij zien dit vaker. Wij adviseren organisaties daarom een meldingsregeling helder en duidelijk te omschrijven. Veelal zijn dergelijke regelingen juridische documenten en daardoor taaie kost. Dit komt omdat een meldingsregeling meerdere bepalingen dient te bevatten, die voortvloeien uit de wet. Daar valt vaak niet aan te ontkomen. Dit maakt het echter niet voor iedere medewerker even begrijpelijk en leesbaar. Dit is op te lossen, door een meldingsregeling op een heldere en laagdrempelige wijze te beschrijven, bijvoorbeeld in de vorm van een oplegger of infographic. Daarnaast kan het organisaties helpen een centraal meldpunt integriteitsschendingen te creëren, waar degelijke meldingen kunnen worden gedaan en waar door betrokkenen advies kan worden ingewonnen. Ten slotte is het, naast het begrijpelijk beschrijven van een meldingsregeling, belangrijk de bewustwording hieromtrent onder de medewerkers, en met name die in een leidinggevende functie, te vergroten. In een meldregeling is de formele rol van de leidinggevende immers veelal prominent. Wij bevelen derhalve aan alle leidinggevenden binnen een organisatie op te leiden en te coachen, zodat zij weten welke regelingen op het gebied van integriteit en misstanden voorhanden zijn en welke processtappen genomen dienen te worden. Doe dit niet eenmalig, maar periodiek ter opfrissing van de kennis.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Zoals hiervoor reeds beschreven dienen alle organisaties in Nederland met vijftig werknemers of meer en organisaties in de financiële sector met minder dan vijftig werknemers al een interne meldprocedure voor vermoedens van misstanden te hebben. Nieuw is ook dat inbreuken op het Unierecht onder de werkingssfeer vallen. Maar waar moet deze procedure ten minste aan voldoen?
- Duidelijkheid en bekendheid binnen de organisatie waar en op welke wijze de interne melding wordt behandeld.
- Een heldere omschrijving wanneer sprake is van een vermoeden van een misstand en een inbreuk op het Unierecht zoals bepaald in de Wet bescherming klokkenluiders.
- Bij welke onafhankelijke functionaris(sen) het vermoeden van een misstand of informatie over een inbreuk kan worden gemeld, en welke functionarissen op prudente wijze opvolging kunnen geven aan de melding.
- De mogelijkheid voor de werknemer een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand of informatie over een inbreuk.
- Een melder dient binnen zeven dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging te krijgen.
- Binnen, ten hoogste, drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging, dient aan de melder informatie te worden verstrekt over de beoordeling en, indien opportuun, de opvolging van de melding.
Wat nu?
Mocht u meer informatie willen ontvangen wat BING voor uw meldprocedure of regelingen, en de bekendheid daarvan binnen uw organisatie, kan betekenen of heeft u eveneens behoefte aan een procesevaluatie van een afgerond integriteitstraject? Neem dan contact met ons op.
