Hoe verloopt een integriteitsonderzoek? Organisaties die een signaal, melding of klacht rondom integriteitsschending ontvangen of een vermoeden daarvan hebben zijn gebaat bij een integriteitsonderzoek. Organisaties moeten bepalen of er daadwerkelijk sprake is van een integriteitsschending en of in deze situatie bewust of onbewust niet integer gehandeld. Hoe dat in zijn werk gaat delen we in dit artikel.
Wat de aanleiding voor een integriteitsonderzoek ook is, dat het onderzoek uitgevoerd wordt door een externe partij is vaak essentieel voor de zorgvuldigheid en vanwege deskundigheid. Een externe en onafhankelijk geleid onderzoek wordt niet beïnvloed door interne factoren van de organisatie en dient maar één doel: antwoorden vinden op de vragen van de opdrachtgever. We leggen graag uit hoe een integriteitsonderzoek geleid door BING eruit ziet.
De fasen van het integriteitsonderzoek zijn:
- Intake
- Onderzoeksaanpak vaststellen
- Onderzoek
- Rapportage
- Toelichting
Integriteitsonderzoek intake
Het intakegesprek heeft als doel om duidelijk te krijgen welke situatie wij gaan onderzoeken, zodat we daarna een adequate onderzoeksmethode vast kunnen stellen. Een intake kan zowel op locatie als telefonisch plaatsvinden. In dit gesprek bepalen we met de opdrachtgever waar het onderzoek over gaat, wat de doelstelling is en op welke onderzoeksvragen wij ons gaan richten. Een intakegesprek bepaalt daardoor in grote mate de breedte en diepgang van het onderzoek. Ook stemmen we in deze fase met de opdrachtgever af hoe en door wie over dit onderzoek gecommuniceerd wordt. BING communiceert niet over haar onderzoeken naar derden.
Onderzoekaanpak vaststellen
Na de intake stellen we vast welke onderzoeksmethodes gebruikt worden voor het integriteitsonderzoek. Hoewel een opdrachtgever altijd inspraak heeft is het onze taak om een onafhankelijk onderzoek te garanderen en daarvoor de onderzoeksmethoden in te zetten die wij proportioneel en nodig achten. Een deel van de onderzoeksaanpak wordt ook bepaald door het soort integriteitsschending. Zo vraagt een onderzoek naar mogelijke fraude om waarheidsvinding gebaseerd op feiten terwijl bij klachten over ongewenst gedrag ook de persoonlijke beleving en intentie onderzocht moet worden, bijvoorbeeld door verschillende betrokkenen daarover te interviewen. Voorbeelden van onderzoeksmethodes zijn:
- Dossieronderzoek
- Administratief onderzoek
- Onderzoek in openbare bronnen
- Interview
- Observatie
- Onderzoek van digitale gegevensdragers
Onderzoek
Bij de uitvoering van het daadwerkelijke onderzoek wegen proportionaliteit en subsidiariteit zwaar. Een adequaat onderzoek moet onafhankelijk uitgevoerd worden, waarbij het minst ingrijpende middel ingezet moet worden om het doel te bereiken. Eventuele zwaardere onderzoeksmethoden worden daarom pas (vaak in een latere fase van het onderzoek) uitgevoerd, als gebleken is dat andere onderzoeksmethoden niet voldoende inzicht kunnen bieden. Ook moet een onderzoeksmethode en de uitvoering daarvan in verhouding staan tot het doel van het onderzoek.
Rapportage
Na de onderzoeksfase volgt voor ons de rapportage van onze bevindingen en conclusies. Een rapport bestaat altijd in ieder geval uit een feitenrelaas en (vaak) onze conclusie of beoordeling. Afhankelijk van de opdracht wordt dit aangevuld met een advies, bijvoorbeeld over organisatorische maatregelen om vergelijkbare situaties in de toekomst te voorkomen. Bij een persoonsgericht onderzoek worden personen op wie het onderzoek betrekking heeft, in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van eventuele belastende verklaringen en feiten. De uitkomsten van dit wederhoor worden tot slot meegenomen in het rapport, waarna het concept naar de opdrachtgever gaat.
Toelichting
Afhankelijk van de wensen van de opdrachtgever wordt een rapport verder toegelicht, bijvoorbeeld aan het bestuur, de organisatie of andere stakeholders. Daarna volgt soms de publicatie van het rapport, dat is echter afhankelijk van de opdrachtgever. BING openbaart zelf geen rapporten. Een bestuurlijke organisatie is eerder geneigd en soms zelfs genoodzaakt een rapport openbaar te maken, waar bedrijven deze vaak niet openbaar maken.
Integriteit binnen organisatie waarborgen
Op maatschappelijk niveau is er steeds meer aandacht voor integriteit en mogelijke schendingen daarvan in publieke en private organisaties. De toeslagenaffaire, me too-beweging en integriteitsschendingen bij overheid en bedrijven krijgen steeds meer publiciteit. Organisaties krijgen in het huidige tijdperk met veel (sociale) media en platforms sneller te maken met negatieve publiciteit en de vraag naar gedegen integriteitsonderzoeken en -beleid neemt toe.
Voor organisaties is het relevant om actief aan de slag te gaan met integriteit vóórdat een eventuele integriteitsschending tot ernstige (reputatie)schade leidt. BING zet haar kennis en ervaring in om organisaties die een goede integriteitsstandaard nastreven bij te staan met advies. We komen niet pas in actie bij integriteitsschending maar helpen dit ook voorkomen. Een van onze adviseurs gaat graag vrijblijvend met u in gesprek over de mogelijkheden.
