‘Witwaspolitie en banken waarschuwen voor CEO-fraude tijdens coronacrisis’ kopte onlangs het FD. In een alarmerend interview stellen de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) en accountant PwC onder meer het (door thuiswerken) sterk toegenomen risico op CEO-fraude aan de orde. Bij deze vorm van fraude doen criminelen zich voor als bestuursvoorzitter van een grote organisatie, waarna ze vervolgens de financiële administratie opdragen om grote geldbedragen weg te sluizen. Ook het aantal phishing-aanvallen op bedrijven is sinds maart fors gegroeid, zo schetst een cyberveiligheidsadviseur van PwC. Een probleem waar ook meerdere banken mee kampen; de NVB roept op tot verhoogde alertheid.
De afgelopen tijd verscheen er een berg verontrustend nieuws over corona-gerelateerde pogingen tot oplichting en fraude (zoals eerder in een blog besproken door Peter Schokker). Naast CEO-fraude en phishing-praktijken, staan kranten vol met nieuws over nep-webshops, e-mails met ransomware (zogenaamd namens het RIVM) en slinkse trucs om persoonlijke bankgegevens buit te maken. Ook de Fraudehelpdesk ontvangt meldingen over oplichting, zoals een verbazingwekkende oproep aan Andre Rieu-fans om geld te doneren, zogenaamd om kinderen in Turkije buiten bereik van het coronavirus te houden. Kortom, in tijden van (corona)crisis nemen risico’s op integriteitsschendingen toe.
Uit deze voorbeelden blijkt dat pogingen tot fraude en oplichting zich niet alleen richten op het individu (schrijnend genoeg vooral op diens behoefte de medemens te helpen) maar ook op bedrijven en organisaties. Zij zijn in deze onzekere tijden extra kwetsbaar; in genoemd FD-artikel meldt een forensisch accountant dat de huidige ‘verhoogde druk op bedrijven ertoe leidt dat interne controlemechanismen verslappen of zelfs wegvallen.’ Soortgelijke geluiden zijn er meer: uit de tientallen ‘coronameldingen’ bij het Huis voor Klokkenluiders (HvK) blijkt dat werkgevers die in de moeilijkheden komen, hun werknemers onder druk zetten akkoord te gaan met salarisverlaging, of zelfs om ontslag te nemen. Een ander zorgelijke ontwikkeling waar de crisis toe leidt, is dat organisaties eerder geneigd zijn de kantjes ervan af te lopen, zoals ook het HvK al aanstipte. De druk is hoog, besluitvorming moet snel-snel, in- en tegenspraakmomenten komen in het geding en al gauw verslapt ook de aandacht voor integriteit.
Wat zijn hiervan de gevolgen? Een terugkerend punt in de mediaberichten is dat de vorige crisis ons leerde wat er allemaal mis kan gaan. Zoals ook menig BING-integriteitsonderzoek laat zien, zijn spanning en angst belangrijke triggers voor niet- integer gedrag. In dit kader wijst de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) ons er terecht op dat de kredietcrisis resulteerde in een verslechtering van omgangsvormen tussen collega’s; er was sprake van pesten, intimidatie, conflicten, en het toe-eigenen van projecten. Reden voor het HvK om te stellen dat crisis en onzekerheid in hoge mate van invloed zijn op de relatie werkgever-werknemer; werknemers krijgen minder kansen, zien dat projecten niet doorgaan en zijn daardoor eerder geneigd toe te geven aan compensatiegedrag. Een werknemer wiens langverwachte promotie wordt geannuleerd, zal er makkelijker met de pet naar gooien, waarbij dit in de huidige thuiswerksituatie ook nog uit het zicht gebeurt. Zoals het HvK samenvatte: ‘Gevoelens van onrecht, frustratie of persoonlijke financiële problemen kunnen leiden tot onterecht ziekteverzuim, het lekken van vertrouwelijke informatie of zelfs tot toename van diefstal en misbruik van bedrijfsmiddelen.’ Wederom een uitspraak die wij als integriteitsonderzoekers alleen maar kunnen beamen.
Meer stress, het solitaire thuiswerken en teleurstellingen over de toekomst leiden dus tot minder loyaliteit richting de werkgever. Tel daarbij op dat organisaties in crises zoals deze de neiging hebben om integriteitsbeleid en de gestructureerde aandacht die het nodig heeft, in een hoekje te schuiven, en er ontstaat een gevaarlijke combinatie.
De beginfase van de crisis is inmiddels achter de rug. Corona overviel ons en organisaties gingen door een periode waarin de ernst van de situatie ertoe leidde dat haastige beslissingen en onzorgvuldigheid in de besluitvorming en werkprocessen konden sluipen. Nu de situatie iets stabiliseert krijgen we een kans om een streep te zetten achter de fase van overleven, om even op de rem te gaan staan en zaken weer recht te trekken. Daarbij is nu duidelijk dat veel thuiswerken nog wel een tijd de realiteit blijft en dat we er beter maar aan kunnen wennen.
Dat brengt ons op een prangende vraag; Hoe creëren werkgever en werknemer samen een werkomgeving waarin risico’s op integriteitsschendingen zoals hier besproken, worden ingeperkt? Een werkomgeving waar men, ondanks het werken op afstand, bijbehorende stress en minder collegiaal contact, zich toch solidair en daarmee ook integer, opstelt? Kortom: hoe houdt de organisatie in crisistijd samen met haar werknemers de rug recht?
Daarvoor is het zaak om een aantal prioriteiten te stellen. Ten eerste is het essentieel dat organisaties uit de overlevingsmodus stappen, en zaken als tegen- en ruggenspraak en het correct laten verlopen van besluitvormingsprocessen en procedures, weer onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken. Ten tweede, zoals meermaals in ter zake doende berichtgeving is bepleit, is het zaak dat organisaties integriteit op de agenda blijven zetten. Workshops en andere fysieke activiteiten kunnen vaak ook (al dan niet in aangepaste vorm) digitaal plaatsvinden, zoals bij BING bijvoorbeeld de training Moreel beraad. Dit geldt ook voor het bespreekbaar maken van dilemma’s; des te meer omdat een nieuwe werksituatie zoals deze ook tot nieuwe en andere dilemma’s leidt. Hierin kan de leidinggevende de kar trekken; door bijvoorbeeld een terugkerend online dilemmagesprek te organiseren, toon je medewerkers betrokkenheid. Vervolgens ligt de verantwoordelijkheid bij werknemers. Zij zich dienen zich op hun beurt in te zetten om lastige kwesties samen bespreekbaar te maken en, indien nodig, aan te kaarten; bijvoorbeeld bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon verdient, zeker nu, een plek in de spotlights; juist in deze tijd, waarbij mensen druk ervaren en veelal alleen werken, is het essentieel dat de vertrouwenspersoon laagdrempelig is te bereiken.
Van even groot belang is het voeren van een duidelijke interne communicatie. De onzekerheid die een crisis met zich meebrengt zorgt bij werkgevers en werknemers voor onrust en stress. Een goed communicerende organisatie, die werknemers tijdig informeert, zorgt voor rust; juist nu is eenieder erbij gebaat om te weten waar hij aan toe is. Daarnaast is het, door het wegvallen van dagelijkse contactmomenten, noodzakelijk dat organisaties initiatief nemen in zowel het faciliteren van contact tussen organisatielagen, als tussen collega’s onderling. Zelf merken mijn collega’s en ik het ook: wanneer we de dag starten met een creatief/wandelend/ inhoudelijk overleg, zijn we de rest van de dag niet alleen productiever, maar hebben we ook gewoon een leukere werkdag. Door contact te houden en verbinding te faciliteren, ontstaat saamhorigheid en voorkom je dat op de proef gestelde werknemers hun loyaliteit verliezen en compensatiegedrag gaan vertonen. Hierin is het zaak dat zij worden aangemoedigd om hierin het initiatief te nemen en ook hier ligt bij de werknemer een stuk verantwoordelijkheid om proactief te zijn, en deze rol ook te pakken.
Ten slotte is waardering een essentiële factor. Organisaties doen er goed aan om in crisistijd extra waardering uit te spreken voor werknemers. De werknemer die vanuit de werkgever begrip en erkenning ervaart, heeft in lastige tijden meer over voor deze werkgever. Wat hieraan bijdraagt; een organisatie die zowel intern als naar de buitenwereld toe uitdraagt begaan te zijn en het voortouw neemt om het goede te doen. De vele initiatieven die de afgelopen tijd het daglicht zagen, van de inkoop- en productie van mondkapjes tot het verzorgen van catering voor verpleegkundigen, getuigen hiervan.
Een organisatie die een maatschappelijke bijdrage levert en zijn steentje bijdraagt maakt zijn werknemers trots. Een werknemer die zich verbonden voelt met de organisatie, die in contact staat met collega’s en zich ervan bewust is dat zij in hetzelfde schuitje zitten, die weet dat hij (integriteits)kwesties veilig kan aankaarten, een werknemer die trots is deel uit te maken van de organisatie waar hij deel van uit maakt… dat is de werknemer die, ook op afstand, zijn schouders eronder zet en zijn rug recht houdt. Ook in tijden van crisis.
Meer weten? Neem gerust contact op.
